Vraagstukken op het gebied van Financiën en Bedrijfsvoering staan de komende jaren bovenaan op de agenda van elke overheidsorganisatie. Door de economische crisis komen er minder middelen beschikbaar voor bestaand beleid. Tegelijkertijd wordt van decentrale overheden gevraagd meer en meer voormalige rijkstaken uit te voeren. En bij dit alles wordt verwacht dat er een solide financieel beleid wordt gevoerd.

Dit leidt ertoe dat uw organisatie antwoorden moet zien te vinden op zeer complexe vraagstukken. Hierbij zijn lastige keuzes af en toe onvermijdelijk. BMC heeft de kennis en expertise in huis om uw organisatie bij deze uitdaging te helpen. Of het nu gaat om het doorlichten van de begroting om extra financiële ruimte te vinden, het begeleiden van een strategische heroriëntatie op de taken van de organisatie of het vorm geven aan interorganisatorische samenwerking. Samen gaan we naar beter. Kijk voor meer informatie ook op www.bmc.nl/bezuinigen.

Samen met opdrachtgevers werken adviseurs en beleidsexperts van BMC elke dag opnieuw aan de verbetering van de kwaliteit van de financiële functie. We zien de huidige tijd niet alleen als een tijd van schaarste en onzekerheid, maar ook als een ‘tijd van transitie’. Transitie omdat het nodig is het ‘oude’ los te laten en ruimte te bieden voor het ‘nieuwe’: met gezaghebbende financiële vakmensen een bijdrage leveren aan de maatschappelijke opgaven en de komende decentralisaties. Het gaat verder dan simpelweg de financiële huishouding en het risicomanagement op orde brengen. Naast ons dagelijks werk bij gemeenten, provincies, onderwijs- en zorginstellingen, kijken we ook naar scenario’s voor de toekomst. Samen met de Contactgroep Gemeentefinanciën brengen we de toekomst van de financiële functie in kaart. U leest er alles over op onze website www.bmc.nl/toekomstfinancielefunctie.

Recente opdrachten

Interim-management Hoofd Financieel Beleid en Advies
Een 100.000+ gemeente heeft BMC gevraagd de vacature voor interim-afdelingshoofd van de afdeling Financieel beleid en advies in te vullen. De afdeling staat bekend staat om zijn goede adviezen en de oplevering van kwalitatief goede P&C producten. De realisatie van deze producten kost daarentegen buitensporig veel energie door gebrek aan juiste sturing, samenwerking en informatiemanagement tools. Kern van de opdracht betrof dan ook het creëren van balans in de werklast en het optimaliseren van processen. Lees verder..

Financiële doorlichting cultuur
Om betere sturing te bewerkstelligen en bezuinigingsmogelijkheden te inventariseren, heeft BMC voor een gemeente een aantal bedrijven doorgelicht. Het reguliere planning en control instrumentarium van de gemeente bleek voor de bedrijven namelijk te algemeen. Directie en medewerkers van het milieucentrum, de schouwburg, het museum en een aantal andere cultuurbedrijven waren snel enthousiast over de doorlichting. Belangrijk onderdeel van de opdracht was ook om directie en medewerkers van de bedrijven het “PxQ”-denken op gang te brengen. Een aantal resultaten zijn een aanzet met een model voor een jaarplan/rapportage (sturingsmodel), inzicht in kengetallen/KPI’s en een presentatie aan het betreffende bedrijf. Met de resultaten van de doorlichting kunnen direct praktische beslissingen genomen worden. Neem voor meer informatie contact op met Marcel Barre, via telefoonnummer 033 – 496 52 00.

Verbeterplan bedrijfsvoering Amsterdam Stadsdeel Zuid
Na de fusie van de voormalige stadsdelen in 2010 heeft BMC een verbeterplan opgesteld voor de bedrijfsvoering binnen de beheerafdelingen in de openbare ruimte in het algemeen en de ondersteuning van het bedrijfsbureau in het bijzonder. Dit plan richt zich o.a. op de aspecten medewerkers, management, cultuur, werkprocessen, (organisatie)structuur, taakverdeling binnen de beheerafdelingen en het bedrijfsbureau, managementinformatievoorziening en hulpmiddelen/gereedschap. De aspecten zijn uitgewerkt in een concreet stappenplan op deelaspectenniveau. Het plan kent een gefaseerde aanpak en een doorlooptijd van een half jaar. Naast het projectleiderschap van de uitvoering van het plan geeft BMC tevens invulling aan de rol van de teammanager van het bedrijfsbureau. Voor dit gecombineerde project is gekozen om de implementatie van de verbeteractiviteiten in één hand te houden. Deze aanpak zal leiden tot verbetering van de bedrijfsvoering binnen de beheerafdelingen en levert een bijdrage aan de organisatiebrede activiteiten onder de noemer slankere, slimmere en efficiëntere bedrijfsvoering. Neem voor meer informatie contact op met Willem Duvalois, manager bij BMC, via telefoonnummer 033 – 496 52 00.

Consequenties bestuursakkoord provincies
De provincies hebben een bestuursakkoord met het rijk afgesloten voor de periode 2007 - 2013 ter realisatie van de Ecologische Hoofdstructuur en Inrichting Landelijk Gebied. Omdat dit een geheel nieuwe dimensie is qua sturing en beheersing is BMC gevraagd om het programma in control te brengen en te houden zowel qua financiën als qua prestaties. Hierbij wordt rekening gehouden met de risico’s voor de uitvoerende organisatie en de politiek-bestuurlijke dimensie. Complexiteit hierbij is dat de uitvoering plaatsvindt via een diversiteit van subsidieregelingen en overeenkomsten met een groot aantal uitvoeringspartners. Lees verder..

Versterken sturing en beheersing
Een provincie heeft behoefte aan versterking van haar sturing en beheersing. Dit is gebleken uit een korte analyse door BMC op basis van interviews met leidinggevenden en collegeleden. Deze analyse is besproken in een drietal workshops met directeuren en afdelingsmanagers. BMC heeft vervolgens een meerjarenplan ‘Versterken sturen en beheersen’ gemaakt en een stuurgroep doen instellen, onder leiding van de algemeen directeur. Het resultaat dat wordt beoogd is een meer doeltreffend en ook een meer doelmatige wijze waarop binnen de provincie wordt gestuurd en bijgestuurd. Het plan bestaat uit vier sporen: Verankeren sturen en beheersen, Versterken sturing en stuurinformatie, Veranderproces directie en managers, Veranderproces financiële afdeling. Voorzien wordt dat het veranderproces enkele jaren loopt en dat de stuurgroep minimaal anderhalf jaar functioneert. BMC treedt op als adviseur van de stuurgroep en biedt begeleiding binnen de verschillende sporen. Meer informatie kunt u verkrijgen bij Toine van Helden via 033 - 496 52 00.

Kwaliteitsmeting Shared Service Center
Drie gemeenten hebben de intentie uitgesproken tot verdergaande samenwerking in de vorm van een Shared Service Center(SSC). Alvorens gekomen wordt tot een ‘business case’, waarin de belangrijkste uitgangspunten voor de inrichting van het SSC worden beschreven, een ‘bedrijfsplan’, waarin de dan vastgestelde uitgangspunten worden geëxpliciteerd, en de implementatie van het nieuwe organisatiemodel, voert BMC een kwaliteitsmeting uit. Dit betreft een meting van de huidige kwaliteit van de in het SSC onder te brengen taakgebieden, afgezet tegen de beschikbare capaciteit (budget, fte). Omdat het onderzoek nagenoeg het gehele takenpakket van een gemeente betreft, is de meting feitelijk een complete doorlichting van drie gemeenten. Met de meting wordt beoogd om input te geven aan de business case en inzicht te verschaffen in mogelijkheden en de toegevoegde waarde van een te ontwikkelen SSC. Bijzonder aan de opdracht is dat de kwaliteitsmeting een meting binnen de participerende gemeenten is (wat is op dit moment de kwaliteit van de huidige gemeenten?) en de aanpak daarmee breder is dan veelal bij de start van menig SSC gebruikelijk is. Voor de definiëring en afbakening van ‘kwaliteit’ wordt gebruik gemaakt van een door BMC ontwikkelde werkwijze. Deze werkwijze vormt een afwegingskader voor het meten van kwaliteit. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marcel Hermans, via telefoonnummer 033 - 496 52 00.

Ondersteuning P&C-inzet 100.000+ gemeente
De gemeente heeft het afgelopen jaar een forse bezuiniging moeten doorvoeren. Om daar invulling aan te geven is een organisatieontwikkelingstraject gestart. Taken en verantwoordelijkheden komen geheel anders te liggen doordat er veel beleidsmatige keuzen zijn gemaakt om minder of niet meer uit te voeren. Dat betekent een druk op de werkzaamheden en vraagt voorbereidingen van de medewerkers van de organisatie. Om hen daarvoor in de gelegenheid te stellen levert BMC tijdelijke ondersteuning bij de afdelingen Planning & Control van diverse diensten. Een team van BMC’ers voert onder andere de volgende werkzaamheden uit: ondersteuning bij de ontwikkeling van de begroting, projectleiding jaarrekening, ondersteuning bij het invullen van bezuinigingstaakstellingen, het uitwerken van reorganisatievraagstukken, het inrichten van reserves en voorzieningen, het uitvoeren van audits, en ondersteuning bij de totstandkoming van P&C-producten. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rob Appel, via telefoonnummer 033 - 496 52 00.

Voordelen samenwerking vooraf transparant door maken business case
Een gemeente overweegt om zich voor de uitvoering van de gemeentelijke belastingheffingstaak aan te sluiten bij een samenwerkingsverband. Voor het inzichtelijk maken van de besparingsmogelijkheden en de consequenties voor kwaliteit van dienstverlening is BMC ingeschakeld. Voor deze afweging heeft BMC een business case gemaakt. In de business case wordt op de afgesproken afwegingselementen (financiën, samenwerkingspartner, kwaliteit en impact organisatie) een analyse gemaakt. De business case maakt duidelijk welke besparingen gerealiseerd kunnen worden in het perspectief van de gemeentelijke begroting, wat de gemeente daarbij zelf moet doen aan overheadsreductie en wat de consequenties zijn voor de dienstverlening. Zo wordt een samenwerkingsvraagstuk vooraf transparant, wordt een ingewikkeld vraagstuk als overhead helder in beeld gebracht en is er een goed document voor het maken van de beslissing. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter Beumer, via telefoonnummer 033 - 496 52 00.

Kwartiermaker concentratie middelenfuncties middelgrote gemeente
Een middelgrote bevindt zich in een proces van organisatieontwikkeling, waarbij het huidige sectorenmodel wordt losgelaten en gewerkt wordt aan de invoering van het zogenaamde directiemodel. De ‘diensten’ verdwijnen en er komt een platte structuur met een directieraad die de organisatie aanstuurt. Tevens worden de middelenfuncties geconcentreerd, om zo de ondersteuning van de afdelingen te optimaliseren en te werken aan kwaliteitsverbetering en kostenreductie. Onderdeel van de concentratie van de middelenfuncties is de herinrichting van de financiële functie en de controlorganisatie. Hiervoor is vanuit BMC een externe kwartiermaker benoemd. Zijn opdracht is om een ontwikkel- en inrichtingsplan op te stellen dat:
- een visie op de financiële functie en control bevat;
- organiek vorm geeft aan de beoogde concentratie;
- een beslisrijp voorstel bevat voor de implementatie van de herinrichting van de ‘F-functie’ (inclusief controlorganisatie);
- adviezen bevat over het procesmatige vervolg van de concentratie.
Een opdracht waarin visievorming, organisatieontwikkeling en verandergericht procesmanagement samen komt. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ward van Miltenburg, via telefoonnummer 033 - 496 52 00.

Afdelingsmanaher financiën en inkoop
De afdeling financiën & inkoop van een grote gemeente kampt met een teruglopende formatie en minder budget. BMC is gevraagd dit proces te begeleiden door een nieuwe manier van werken te implementeren. Hoewel de inhoud van de werkzaamheden niet zodanig veranderd is, is het zaak met minder middelen meer voor elkaar te krijgen. Daarnaast tracht de adviseur van BMC om de huidige negatieve beeldvorming om te draaien naar een positief, maar kritisch beeld. Het resultaat is een nieuwe manier van werken binnen een procesgerichte organisatie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Duvalois, via telefoonnummer 033 – 496 52 00.

Samenwerking loont
Een regionaal samenwerkingsverband van tien gemeenten heeft een nieuwe bestuurstructuur ingevoerd. Programmatisch werken neemt daarbij een belangrijke rol in. Collegeleden van de aangesloten gemeenten vormen nu het algemeen bestuur. De regio heeft BMC gevraagd om een nieuwe opzet te ontwikkelen voor de P&C-producten, waarbij documenten niet gemaakt worden omdat het moet, maar om een goede dialoog en dito besluitvorming te faciliteren. In workshops met bestuursleden, griffiers van de gemeenteraden en hoofden Financiën zijn de behoeften verkend. Visualisatie en krachtige communicatie volgens het piramide principe zijn toegepast in de nieuw ontwikkelde documenten. Tevens zijn compacte analyses direct toegevoegd, zodat de hoofden Financiën direct de essentie voor hun gemeente in beeld hebben. De medewerkers van de regio zijn begeleid om de P&C-documenten volgens de nieuwe opzet te realiseren. De omvang van de bestuursrapportage is met 65% teruggebracht. BMC werkt momenteel aan de jaarrekening als sluitstuk van de cyclus.  

Inzicht in de overhead
In een door BMC uitgevoerd onderzoek worden de mogelijkheden van een samenwerking inzake het heffen en innen van belastingen tussen een aantal gemeenten en een waterschap onderzocht. Onderdeel van dat onderzoek is de mogelijke besparing bij de diverse beoogde deelnemers. In dat kader bestaat de behoefte om de bespaarde overhead bij het waterschap als gevolg van deze outsourcing op een herleidbare manier te berekenen. Daartoe wordt gebruik gemaakt van de bestaande begroting 2011 van het waterschap en de daarin opgenomen begroting van uren voor de diverse uit te voeren werkzaamheden. Lees verder..

Implementatie Concerncontrollersfunctie middelgrote gemeente in krimpregio
De gemeente maakt een groot transitieproces door. De bezuinigingen als gevolg van de economische crisis en het feit dat de regio waarin zij gelegen is onderhevig is aan krimp, maakt dat de gemeente zich in relatief korte tijd moet omvormen om duurzaam de toekomst tegemoet te kunnen gaan. Mede als gevolg hiervan heeft wil de gemeente beter “in control” komen. Tevens wil men tijdig kunnen beschikken over relevante managementinformatie om de organisatie op een goede wijze door deze moeilijke en uitdagende periode heen te kunnen sturen. BMC is gevraagd ten behoeve van bovenstaande problematiek de concerncontrollersfunctie, die nu binnen de gemeente ontbreekt, in te vullen. BMC heeft, in de eerste plaats, direct een ervaren concerncontroller geleverd zodat er direct een bijdrage geleverd wordt aan de bovenstaande problematiek. Deze adviseur voert tevens een onderzoek uit naar de exacte problematiek van de gemeente om te beoordelen of de gemeente ook structureel het best geholpen is met een concerncontroller of dat er mogelijk een nog betere oplossingen ter overweging kunnen worden aangeboden. Tenslotte treedt BMC op als kwartiermaker voor een structurele invulling van de concerncontrollersfunctie.

Versterken sturing en beheersing provincie Fryslân
De provincie Fryslän heeft behoefte aan versterking van haar sturing en beheersing. Dit is gebleken uit een korte analyse door BMC op basis van interviews met leidinggevenden en collegeleden. Deze analyse is besproken in een drietal workshops met directeuren en afdelingsmanagers. Wij hebben vervolgens een meerjarenplan ‘Versterken sturen en beheersen’ gemaakt en een stuurgroep doen instellen, onder leiding van de algemeen directeur. Het resultaat dat wordt beoogd is een meer doeltreffend en ook een meer doelmatige wijze waarop binnen de provincie wordt gestuurd en bijgestuurd. Het plan bestaat uit vier sporen: Verankeren sturen en beheersen, Versterken sturing en stuurinformatie, Veranderproces directie en managers, Veranderproces financiële afdeling. Voorzien wordt dat het veranderproces enkele jaren loopt en dat de stuurgroep minimaal anderhalf jaar functioneert. BMC treedt op als adviseur van de stuurgroep en biedt begeleiding binnen de verschillende sporen.

Bedrijfsplan Shared Service Centrum: leveren van hoogwaardige dienstverlening
Universiteiten worden geconfronteerd met een voortdurende daling van de Rijksbijdrage en tegelijkertijd een hoog ambitieniveau om de positie op wetenschappelijk en onderwijsgebied (inter)nationaal te behouden en te verbeteren. In dat kader staat de bedrijfsvoering van de Shared Service Centra hoog op de agenda. BMC stelt bedrijfsplannen en doorontwikkelingsplannen op en biedt organisaties daarmee een instrument om sturing te geven aan verdere professionalisering. Op basis van documentenstudie en overleg met directie, management en stafmedewerkers wordt het bedrijfsplan opgesteld. BMC maakt daarbij gebruik van de aanwezige expertise op het terrein van bedrijfsvoering, HR en financiën. Thema’s die in het bedrijfsplan aan de orde komen zijn de ambities, sterkten, zwakten, verbetervoorstellen in de dienstverlening, de gevolgen van veranderingen voor de organisatie en medewerkers, aanpassingen in de organisatie, financiën, processen, ICT en een implementatievoorstel voor veranderingen. Al naar gelang de ontwikkelingsfase waarin de organisatie verkeert, krijgen onderwerpen in het plan meer of minder accent. BMC voert de eindredactie van het plan en vervult desgevraagd de rol van procesbegeleider.

Jaarrekening fusiegemeente
BMC is gevraagd om het jaarrekeningtraject van twee fuserende gemeenten te coördineren en ondersteunende werkzaamheden uit te voeren. In de planning is het uitgangspunt dat voor beide gemeenten voor een gelijke aanpak gekozen is. Zo is door de voormalige gemeenteraden besloten dat de programmaverantwoording alleen ingaat op de gerealiseerde punten die in de begroting waren opgenomen onder ‘Wat gaan we daarvoor doen?’. Verder is besloten dat alleen de verschillen groter dan €100.000 worden toegelicht. Ook voor de cijfermatige opstelling en de opbouw van het jaarrekeningdossier is gekozen voor een gelijke aanpak voor beide gemeenten. Ten behoeve van de organisatie worden er twee jaarrekeningdossiers met voldoende onderbouwing opgeleverd. Met deze onderbouwing kan een goede beginbalans voor de nieuwe organisatie worden samengesteld.

Innovatietraject fusiegemeente
Per 1 januari 2011 zijn een aantal West-Friese gemeenten gefuseerd tot een nieuwe gemeente met 42.500 inwoners. Een fusie met grote impact voor de (oude) gemeenten en de (nieuwe) politieke, bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Immers bewoners, ondernemers, raadsleden, bestuurders en ambtenaren komen in een nieuwe setting en er zal hard aan gewerkt moeten worden om ook materieel één gemeente te zijn. Tegelijkertijd ziet de nieuwe gemeente zich gesteld staan voor een aanzienlijke bezuinigingsopgave. Een complexe opgave voor een (ambtelijke) organisatie die net ‘staat’ en bezig is invulling te geven aan de strategische keuzen op basis waarvan de drie gemeente tot een fusie zijn gekomen. BMC begeleidt momenteel de nieuwe gemeente bij de aanpak van de bezuinigingsoperatie. Gekozen is voor een aanpak die aansluit bij de drie grote opgaven van Medemblik: uitvoering geven aan de strategische visie; verdere integratie en optimalisatie van de (ambtelijke) organisatie en invulling geven aan de bezuinigingstaakstelling. Samenhang dus tussen beleid, organisatie en middelen. Uitgangspunt van de gekozen aanpak is om niet langer te redeneren vanuit de bestaande taken en activiteiten, maar om (de omvang van) de gemeentelijke huishouding te bezien vanuit het perspectief van de beoogde maatschappelijke effecten. In het ambtelijke traject is systematisch nagegaan wat deze zijn, wat daar de huidige gemeentelijke inzet (taken, producten en activiteiten) voor is en of dit niet anders kan. Een innovatietraject waarbij met een andere bril op wordt gezocht naar nieuwe werkwijzen (procesinnovatie), is gekeken naar het gemeentelijk takenpakket (productinnovatie) en is onderzocht wat de mogelijkheden zijn om met anderen de maatschappelijke opgaven te realiseren (rolinnovatie). Momenteel wordt organisatiebreed uitvoering gegeven aan deze creatieve opgave. Het ambtelijke traject is in april afgerond en vormt dan input voor de besluitvorming over de Kadernota. Mede ten behoeve van die besluitvorming is ook de gemeenteraad vanuit zijn rol betrokken bij het bezuinigingstraject. Op basis van inhoudelijke prioriteiten en posterioriteiten werkt de raad (eveneens begeleidt door BMC) momenteel aan een beoordelingskader voor de afweging van de uiteindelijke voorstellen voor ombuigen of bezuinigen. Dit traject van de gemeenteraad is eind april afgerond, zodat het bestuur ook deze resultaten kan betrekken bij de besluitvorming in het voorjaar over de bezuinigingsvoorstellen.

Bestuursadvies deelgemeente
Voor een deelgemeente heeft BMC afgelopen half jaar een traject begeleidt, dat gericht was op de politieke discussie over de gewenste deelgemeentelijke basisinfrastructuur. Hieronder wordt verstaan het geheel aan sociaal-maatschappelijke voorzieningen, de staat van de buitenruimte in al haar facetten, de economische infrastructuur en de staat van de integrale veiligheid in de deelgemeente. Een politieke discussie die raakt aan de bestaandgrond van de deelgemeente (‘waar zijn we van?’) en daarmee tevens richting geeft aan de te maken keuzen vanwege de bezuinigingen. Uitgangspunt van de gekozen benadering is om niet langer te redeneren vanuit de bestaande taken en activiteiten, maar om (de omvang van) de deelgemeentelijke basisinfrastructuur te bezien vanuit het perspectief van de beoogde maatschappelijke effecten. In het ambtelijke traject is systematisch nagegaan wat deze zijn, wat daar de huidige inzet (taken, producten en activiteiten) voor is en of dit niet anders kan. Een innovatietraject waarbij met een andere bril op is gezocht naar nieuwe werkwijzen (procesinnovatie), is gekeken naar het deelgemeentelijk takenpakket (productinnovatie) en is onderzocht wat de mogelijkheden zijn om met anderen de maatschappelijke opgaven te realiseren (rolinnovatie). Uiteindelijk is het gehele palet aan mogelijkheden en (ambtelijke) voorstellen vertaald naar bestuurlijke keuzen. Keuzen die in de vorm van een bestuursadvies zijn aangeboden aan de deelraad en de komende bestuursperiode worden uitgewerkt. De bestuurlijke keuzen met betrekking tot de basisinfrastructuur leiden tot een andere rolneming, doen meer beroep op de kracht en het (oplossend) vermogen van bewoners of maatschappelijke organisaties, bevorderen de samenwerking met private partijen en gaan uit van andere sturingslijnen met de stad. Hiermee ontstaat een wezenlijk andere architectuur van de basisinfrastructuur van Noord. Het ‘huis’ van lokale voorzieningen en arrangementen wordt anders opgezet en ingericht: BMC fungeerde hierbij als architect.

Ondersteunen control op bedrijfsinformatieplan
Het Bedrijfsinformatieplan (BIP) is opgesteld in 2008. Eind november 2010 ontstond er onrust over een dreigende forse overschrijding van het budget. Eerder dat jaar waren er achtereenvolgens een risicorapportage en een auditrapport uitgebracht met aanbevelingen voor een betere sturing en beheersing van het project, die echter voor een belangrijk deel nog niet waren opgevolgd. Doel van onze opdracht was om samen met de betrokkenen bij het programma en met de afdelingen Financiën en Concerncontrol te bezien wat er precies zou moeten gebeuren om de sturing en beheersing ten aanzien van het plan te versterken. Onze adviseur bestudeerde hiervoor relevante documenten en hield interviews. Conclusie: de financiële sturing en beheersing weliswaar grotendeels weer op orde was, maar nog kon worden verbeterd wat betreft aspecten als documenteren en completeren. Ons advies: versterking van met name de verankering van het plan in de organisatie en de dagelijkse sturing en beheersing ervan. Daarnaast hebben wij geadviseerd over de organisatorische positionering en over leerpunten die hieruit kunnen worden getrokken voor andere provinciale programma’s en projecten.

Realisatieplan Besparingen in de financiële functie
Op verzoek van een gemeente met bijna 100.000 inwoners hebben wij, in samenwerking met een projectgroep, een realisatieplan ontwikkeld voor de besparing van 10 fte (15%) op de financiele functie. De eerste stap betrof de samenstelling van de projectgroep, een stuurgroep en een klankbordgroep, en het creëren van een gelegenheid voor het geven van feedback door alle betrokkenen. Samen met de projectgroep kozen wij er vervolgens voor om te focussen op het versterken van de toegevoegde waarde van de financiële functie, met als randvoorwaarde dat er minimaal 10 fte zou worden bespaard. Daarbij baseerden wij ons op de volgende hoofdlijnen:
• sterker verbinden van de lijn met de financiële functie (en omgekeerd);
• verbreden van de financiële functie tot een functie die de lijn adviseert en ondersteunt bij het sturen en beheersen;
• concentreren van de financiële functie, ofwel samenvoegen van de verschillende organisatie-onderdelen tot één onderdeel;
• toepassen leanmanagement;
• vereenvoudigen sturingsinformatie;
• verbeteren ontsluiting informatievoorziening en managementinformatie;
• versterken kwaliteit van medewerkers.
De voorstellen leverden netto 13 fte aan besparingen op waren tevens een middel om te komen tot flankerend personeelsbeleid. De leden van de projectgroep stemden er op hoofdlijnen mee in. De directie heeft de voorstellen overgenomen.

Gemeente Westland: deelname aan Omgevingsdienst Haaglanden
De landelijke ontwikkeling waarin de milieutaken worden ondergebracht in regionale uitvoeringsdiensten lijkt in de afgelopen periode steeds meer werkelijkheid te worden. In de regio Haaglanden hebben provincie en gemeenten op eigen iinitiatief al vergaande stappen gezet om vanuit het niets te komen tot een Omgevingsdienst Haaglanden (ODH). Daarmee is de ODH een van de koplopers in het land. In het afgelopen jaar is er een bedrijfsplan opgesteld, waarin de nieuwe dienst in al haar facetten wordt beschreven. Er is veel aandacht besteed aan de financiële aspecten van de Omgevingsdienst en ook voor de achterblijvende kosten in de gemeenten en hoe daarmee kan worden omgegaan. BMC vertegenwoordigt de gemeente Westland in het regionale proces van voorbereiding en zorgt voor de communicatie richting medewerkers en medezeggenschap. Verder brengt BMC voor Westland de organisatorische en financiële gevolgen van de ontvlechting in kaart en draagt ze oplossingen aan om deze effecten in goede banen te leiden. BMC zal de komende tijd de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming ondersteunen en begeleiden.

Toetsing besturings- en managementconcept, Veiligheid Regio Zeeland
In 2010 en 2011 worden de brandweerkorpsen in Zeeland gefuseerd met de Veiligheidsregio Zeeland. Doordat de twee organisaties niet zomaar in elkaar op kunnen gaan is het noodzakelijk om de organisatie te reorganiseren. Aan BMC is gevraagd om het organisatieplan, dat reeds op hoofdlijnen beschreven was, te toetsen. Een quickscan van het organisatieplan, een presentatie aan en een gesprek met stakeholders maken onderdeel uit van deze toets. Doel hiervan is een consistent vormgegeven organisatieplan met een duidelijke focus op de toekomst. Tevens is het de bedoeling dat er een gedragen concept ligt dat voorgelegd kan worden aan het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. De aanbevelingen zijn samen met de verantwoordelijk beleidsmedewerker vertaald naar een volwaardig organisatieplan.

Interim-management bedrijfsvoering
Een 100.000+ gemeente heeft BMC gevraagd de vacature voor interim-afdelingshoofd bedrijfsvoering in te vullen, zodat de afdeling strakker aangestuurd wordt. Vanuit een actieve rol binnen het MT stelt het hoofd managementrapportages op, wordt de verbinding gelegd tussen de verschillende afdelingen (voornamelijk concerncontrol en financiën) en wordt er onderzoek gedaan naar de werkdruk van de afdeling. Dit heeft er toe geleid dat er prioriteiten gesteld worden, taken zijn afgestoten en er efficiënter gewerkt wordt. De komende periode worden acties uitgezet richting andere afdelingen om effectiever managementinformatie op te stellen. Verder vinden op regelmatige basis interne controles plaats en worden aanbevelingen over het verbeteren van processen geïmplementeerd.

Onderzoeksleider doorlichting Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) G4-gemeente
Een G4-gemeente staat voor de opgave komende jaren ombuigingen te realiseren. Om de mogelijkheden daartoe in beeld te krijgen, heeft de gemeente besloten een reeks doorlichtingen uit de voeren, waaronder van de DMO. BMC heeft een team van 6 mensen van de gemeente aangestuurd (deels concern, deels DMO), om de organisatie en het beleid door te lichten. De nadruk heeft daarbij gelegen in het zo goed mogelijk in beeld brengen van de relatieve kosten, prestaties en effecten. Met behulp van beschikbare benchmarkgegevens, databases, bestaande onderzoeksrapporten en interviews heeft de onderzoeksgroep het besparingspotentieel in beeld gebracht. Dit heeft inzicht gegeven in waar mogelijkheden zitten om door ‘anders te denken en anders te doen’ winst te behalen in termen van doelmatigheid en doeltreffendheid van de activiteiten van de DMO. Het rapport wordt benut voor verdere politieke discussie en besluitvorming over door te voeren ombuigingen en veranderingen.

Financieel model Omgevingsdiensten
Op het terrein van de vergunningverlening en de handhaving VROM-regelgeving moet een kwaliteitsslag worden gemaakt. Landelijk worden daarom regionale uitvoeringdiensten (RUD’s) gevormd. BMC heeft een inventarisatie bij de gemeenten in een provincie gedaan om te kijken hoeveel formatie bezig is met de Wet Milieubeheer en of dit overeenstemt met de workload van de gemeenten (gebaseerd op het aantal inrichtingen). In december 2010 is duidelijk geworden dat het rijk de gemeenten op dit onderwerp ook een structurele financiële taakstelling oplegt. BMC heeft een besparingsmodel gemaakt om per regio te kunnen bepalen of de incidentele kosten van het oprichten van een omgevingsdienst kunnen worden terugverdiend en ook of de structurele financiële taakstelling kan worden terugverdiend. Dit is erg belangrijke informatie voor de bestuurlijke besluitvorming over de schaal van de omgevingsdiensten. Zo wordt deze samenwerkingsvorm van intentie omgezet in heldere beelden.

Provinciaal toezicht op de waterschappen
Door veranderende omstandigheden binnen een aantal waterschappen ontstond de behoefte bij een provincie om het toezicht op de waterschappen aan te scherpen. BMC heeft het financiële gedeelte van het toezicht uitgevoerd en een controlekader opgesteld met aandachtspunten voor het toezicht in de komende jaren.

Risicomanagement
BMC heeft een G27-gemeente ondersteund bij de gemeentebrede en integrale uitrol van risicomanagement. Tijdens Risico Self Assessment-workshops zijn door de lijnorganisatie alle risico’s die het bereiken van het doel van de organisatie belemmeren in beeld gebracht. Het gaat hierbij om zowel financiële als niet-financiële risico’s. Op de thema’s 'grondbedrijf' en 'verbonden partijen' vindt een verdiepingsslag plaats. Als gevolg van de recessie staan de resultaten van de grondexploitatie onder druk. Ook gaat de gemeente steeds meer uit van de kracht van de samenleving, waardoor de rol van de overheid verandert. De centrale vragen hierbij zijn hoe risico’s in een netwerksamenleving in beeld worden gebracht en hoe deze adequaat kunnen worden gemanaged.

De uitkomsten van het proces worden niet alleen gebruikt ten behoeve van het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit, maar zijn tevens input voor het periodieke gesprek tussen directie en topmanagement. Op deze wijze worden dilemma’s vroegtijdig gedeeld en worden risico’s bewust aangegaan.

Van bezuinigen tot strategische heroriëntatie
BMC is sinds een tijd intensief bezig met bezuinigingstrajecten bij gemeenten. De VNG hebben de handen ineengeslagen en dit heeft geresulteerd in een traject waarin BMC en VNG samen een handboek bezuinigingen maken, websites ontwikkelen en regiobijeenkomsten organiseren. Ook is er een bijdrage van BMC geweest aan het VNG-congres in de zomer van 2010. Meer weten? Ga naar www.bmc.nl/bezuinigen of neem contact op met Herrie Geuzendam of Bart Remmen, via telefoonnummer (033) 496 52 00.

Nieuwe raden en heroverwegingstrajecten
Inmiddels zijn er veel nieuwe gemeenteraden geïnstalleerd. In diverse gemeenten is aan de nieuwe raad een document aangeboden met mogelijkheden voor bezuinigingen. Bij veel van deze documenten is BMC betrokken geweest. Enkele voorbeelden zijn: scenario’s voor bezuinigingen in de gemeente Woerden, waarbij de rol van de gemeente ten aanzien van burgers voorop staat. Een inventarisatie van de maximale financiële ruimte in Katwijk, waarbij de taken zijn doorgenomen op wettelijke verplichtingen, op opvallendheden ten opzichte van andere gemeenten en op mogelijkheden voor uitbesteden of samenwerken. In Alkmaar zijn de taken doorgenomen op mogelijkheden voor innovatie. Daarbij is gekeken naar product, proces en rolinnovatie. Vergelijkbare trajecten hebben we gedaan in diverse andere gemeenten van groot: Amsterdam (centrale stad) en stadsdeel Zuid-Oost, tot klein: Staphorst. Voor de volgende stap is het wachten op de nieuwe colleges en coalitieakkoorden. BMC wil graag een bijdrage leveren aan de nieuwe toekomst van een krachtig bestuur. Neem voor meer informatie contact op met Roel Wever of Herrie Geuzendam, via telefoonnummer (033) 496 52 00.

BMC-team ondersteunt bij forse bezuinigingsoperatie
Een gemeente in de provincie Groningen moet flink bezuinigen. De schattingen lopen uiteen van een bezuiniging de komende vier jaar van 5,6 miljoen euro in het gunstigste geval, tot 9 miljoen euro als het helemaal tegenzit. Wat die maatregelen inhouden staat beschreven in de rapportage ‘Op zoek naar financiële ruimte: een inventarisatie van bezuinigingsmogelijkheden’. Dit rapport is het resultaat van een traject dat begeleid is door BMC. Op basis van een door BMC geleide werkconferentie met raad, college en management is de afgelopen maanden intensief gewerkt aan het in kaart brengen van mogelijke bezuinigingen. Daarbij zijn zonder taboes alle mogelijke bezuinigingsmaatregelen geïnventariseerd. Tevens zijn de realisatiegraad, maatschappelijke impact en financiële effecten in kaart gebracht. Al met al een mooie illustratie van de wijze waarop BMC momenteel tal van gemeenten ondersteunt bij trajecten in het kader van de te verwachten bezuinigingen.

Kerntakendiscussie
BMC heeft een gemeente in de provincie Overijssel begeleid bij een kerntakendiscussie. De gemeente heeft ervoor gekozen om het traject vanuit de organisatie aan te vliegen. De discussie startte met workshops op het gebied van Bedrijfsvoering, Ruimte, Maatschappelijke Ondersteuning en Dienstverlening onder leiding van vier experts van BMC. De voorstellen die hieruit voortvloeiden, zijn vanuit verschillende perspectieven, zoals samenwerking, verhoging inkomsten, formatie, organisatie, efficiëntie en afstoten van taken, getoetst door een stuurgroep, waarin de gemeentesecretaris, de directeuren en de procesbegeleider van BMC plaatshadden. Dit heeft geleid tot een nota met bezuinigingsvoorstellen, met als doel om de raad voor de periode 2010-2014 inzicht te geven in de financiële positie en de mogelijkheden om een sluitende meerjarenbegroting te houden, ook bij de verwachte rijksbezuinigingen en de krimpende financiële positie van de gemeente.

Onderzoek verzelfstandiging, samenwerking en uitbesteding van taken
Voor een gemeente in Overijssel heeft BMC een trekker geleverd voor een werkgroep die onderzoek deed naar samenwerking, verzelfstandiging en uitbesteding van taken. Dit was een werkgroep bestaande uit de gemeentesecretaris, twee directeuren en een drietal andere leidinggevenden. De werkgroep functioneerde in het kader van een breed gemeentelijk traject om mogelijkheden te zoeken voor bezuiniging. Het onderwerp had echter tevens een meer organisatorisch gerichte doelstelling. De werkgroep heeft in korte tijd een rapport opgeleverd met onder meer een conceptvisie op de organisatie van de gemeente in 2020 en een doorvertaling daarvan naar het vinden en uitwerken van concrete mogelijkheden voor verdienen en besparen.

Onderzoek vergelijking inburgeringskosten tussen gemeenten
In opdracht van de gemeente Amsterdam voert BMC een onderzoek uit naar de kosten van inburgeringstrajecten en de verschillen hierin tussen gemeenten. Aanleiding was een constatering in het tv-programma NOVA van grote verschillen in kosten tussen Amsterdam en andere gemeenten.
Een tussentijdse rapportage leert dat niet alleen de kosten sterk uiteenlopen, maar dat de gemeenten ook wat betreft de inhoud van de trajecten veel verschillen vertonen. Zo heeft Amsterdam een uitgebreider pakket dan andere gemeenten en verschillen de aantallen lesuren opmerkelijk.

Analyse en verbinden financiële administratie
BMC is gevraagd de financiële administratie bij een arbodienst te analyseren en te verbinden. Na verschillende gesprekken met het management werd duidelijk dat er behoefte was aan meer helderheid op het gebied van P&C, om beter te kunnen sturen op de financiën. Na een analyse van de vastgestelde kostprijs is in samenspraak een nieuwe kostprijsberekening opgezet voor de verschillende producten. Daarnaast zijn er verschillende tools ontwikkeld om te gebruiken voor omzetberekeningen en aanbestedingsvraagstukken. Door het management bij de verschillende onderdelen te betrekken werd draagvlak en enthousiasme gecreëerd om de verschillende tools meteen te gaan gebruiken.

Presentatie bijeenkomst Udité
Aan BMC is gevraagd te spreken op een minicongres dat georganiseerd werd door Udité (Europese vereniging van gemeentesecretarissen). Naast leden van het Executive committee van Udité zijn er gemeentesecretarissen uit Nederland aanwezig. Het onderwerp is de financiele crisis, die vanuit internationaal, nationaal en lokaal perspectief wordt benaderd. BMC bespreekt het onderwerp vanuit internationaal perspectief.

Recente publicaties